Kvalitetskrav til hjemmehjælpsleverandører

Opgaven omfatter personlig hjælp og pleje, samt hjælp eller støtte til nødvendige praktiske opgaver i hjemmet.

Tilbuddet gives til personer, som på grund af midlertidig eller varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer, ikke selv kan udføre disse opgaver.

Løsningen af opgaven gennemføres som en leverandørvalgsmodel, hvor borgerne vælger, om man ønsker opgaven udført af en godkendt privat leverandør, eller af den offentlige leverandør.

Bestemmelserne omfatter, jf. servicelovens § 93, ikke beboere i plejehjem m.v., jf. § 192, lejere i plejeboligbebyggelser, der er omfattet af lov om almene boliger m.v. eller lov om boliger for ældre og personer med handicap, lejere og beboere i friplejeboliger, der er omfattet af lov om friplejeboliger, og lejere i tilsvarende boligenheder.

2.1. Grundlæggende principper

Se kvalitetsstandarder her

2.2. Visitation

På baggrund af ansøgning foranlediget af borgeren selv, pårørende, læge eller andre, vurderer visitator med udgangspunkt i funktionsniveau, om der er behov for tildeling af personlig hjælp og pleje, samt hjælp og støtte til nødvendige praktiske opgaver.

Visitator er organisatorisk adskilt fra den udførende hjemmepleje, der også er leverandør. Visitator bestiller opgavens udførelse hos den leverandør borgeren vælger, eller hos en person, som borgeren selv udpeger.

Såfremt en borger opfylder visitationskriterierne, vurderer visitator omfanget af hjælp, og der udfærdiges en serviceafgørelse. Funktionsvurderingen ligger til grund for visitators vurdering af behovet. Samtlige opgaver, som visitator vurderer om borgeren skal have hjælp til, beskrives konkret i serviceafgørelsen, der ligeledes indeholder en beskrivelse af borgerens situation, herunder beskrivelse af status, funktionsniveau og særlige forhold.

Når en borger har taget stilling til, hvilken leverandør der ønskes, sender visitator en kopi

af serviceafgørelsen til den pågældende leverandør, med en tidsangivelse af opgaveløsningen, og en aftale om udførelse af hjælpen jvf. servicelovens § 91. Leverandøren er forpligtet til at overholde retningslinjer for opstart af hjælp, som er beskrevet i Kvalitetsstandarden.

Det er leverandørens opgave at sikre, at de bevilligede ydelser planlægges og udføres på en sådan måde, at de overordnede mål med hjælpen kan nås. Det vil sige, at der skal sondres med (+/-) tilretninger af hjælpen, hvilket er udtryk for almindelig arbejdstilrettelæggelse. Udsving i behovet der er af mere varig eller vidtgående karakter, kræver revisitation.

Der stilles krav om, at leverandøren skriftlig meddeler borgeren, på hvilke tidspunkt hjælpen udføres. Såfremt der er spørgsmål til den bevilligede hjælp, skal disse rettes til visitator.

2.3 Revisitation

Revisitationen gennemføres i det omfang, modtagerens behov ændres. Leverandøren er forpligtet til at rette henvendelse til visitator, såfremt borgerens behov ændres. Det gælder uanset om der er tale om et nedsat eller et øget behov.

Visitator har pligt til at føre tilsyn med, at de kommunale opgaver efter § 83 løses i overensstemmelse med de afgørelser, kommunen har truffet efter disse bestemmelser, og i henhold til de vedtagne kvalitetsstandarder.

2.4 Omvalg og ophør / ændring af behov for hjælp:

Leverandøren er ikke garanteret en vis mængde opgaver. En hjemmehjælpsmodtager har altid ret til at ændre sit leverandørvalg. Ændringerne gennemføres ved hjemmehjælpsmodtagerens henvendelse til visitator. Leverandørskift skal i alle tilfælde kunne ske senest en måned efter udgangen af den måned, hvor modtager af hjælpen har anmodet om at skifte leverandør eller efter aftale. Svendborg Kommune forlanger, at der ikke opstår ventetider / ventelister for leverandørens opgaveløsning.

Den leverandør, der hidtil har udført hjælpen, må ikke standse hjælpen, før der modtages besked fra visitator.

Hvis hjælpen ved revisitation fører til:

1. Standsning af hjælpen, gives der 14 dages varsel, og betaling ophører sammen med ophør af opgaveudførelsen.
2. Nedsættes hjælpen ændres aftalegrundlaget med den ændringsdato visitatoren fastsætter. Tildeling af hjælp og betaling følger samme dato.

I tilfælde af flytning ophører hjælpen og betalingen øjeblikkeligt.

I tilfælde af dødsfald ophører både hjælp og betaling på dødsdato.

I tilfælde af borgerens ophold i gæstebolig ophører betalingen dagen efter indflytning.

Skal borgeren på ferie, ophører betaling på borgerens første hele feriedag.

Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at anerkende resultatet af visitation og revisitation, også i tilfælde af, at det medfører økonomiske konsekvenser for leverandøren.

2.5. Kvalitetsstandard

Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at leve op til Svendborg Kommunes kvalitetsstandarder inden for de områder, der er relevant for opgavernes udførelse.

2.6. Samarbejde med dagcenter/og sygeplejersker

Der skal være et tæt og gensidigt samarbejde mellem leverandøren og sygeplejersker, terapeuter og dagcentermedarbejdere for at sikre sammenhæng og koordination af den samlede social- og sundhedsmæssige indsats.

Før godkendelse skal leverandøren

3.1.

Skriftligt overfor Svendborg Kommune meddele, hvordan man vil strukturere opgaven, både i forhold til organisering af opgaven, hvem der varetager den ledelsesmæssige funktion, og hvilke uddannelsesmæssig baggrund personalet har. Svendborg Kommune skal godkende dette inden igangsætning af opgaveudførelsen.

3.2.

Fremsende en skriftlig redegørelse over leverandørens egenkontrol og kvaliteten i de opgaver, der skal udføres på vegne af Svendborg Kommune

Leverandøren, der leverer personlig pleje, skal dokumentere i omsorgssystemet KMD Nexus.

Leverandøren, der kun leverer praktisk bistand dokumenterer i samarbejdsbogen.

Der stilles krav om, at leverandøren udfører opgaven under hensyntagen til relevant lovgivning indenfor området, herunder arbejdsmiljøregler. Det vil være hensigtsmæssigt, at medarbejderne får uddannelse i løfteteknik. Dette skal ske på leverandørens egen regning.

Leverandøren skal anvende borgerens egne rengøringsrekvisitter.

Leverandøren er forpligtet til selv at stille afløsere til rådighed under ferier og sygdom.

Leverandøren skal kunne dokumentere, at virksomheden og medarbejderen er dækket af en ansvarsforsikring.

Medarbejderen skal underskrive en tavshedserklæring, hvoraf det fremgår, at medarbejderen har tavshedspligt, jfr. borgerlig straffelov § 152.

Da opgaverne udføres på vegne af Svendborg Kommune, er leverandøren forpligtet til at acceptere, at arbejdet udføres i overensstemmelse med principperne i den offentlige forvaltning i henhold til dansk lovgivning. Herunder fremhæves specielt lov om social service, lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, lov om offentlighed i forvaltningen, persondataloven samt forvaltningsloven. Dette indebærer bl.a., at der er ret til aktindsigt, at opgaverne er omfattet af reglerne om klageadgang, og at leverandøren er forpligtet til at videregive oplysninger i overensstemmelse hermed. Samtidig henvises til de begrænsninger i videregivelse af oplysninger, der følger af de samme lovbestemmelser.

I forbindelse med indgåelse af en aftale mellem en leverandør og en bruger, forpligter leverandøren sig til at sikre, at en ansvarlig administrator/leder medvirker ved omsætningen af visitationsresultatet til arbejdsplanen. En aftale om hjælpsudførelse indgås i samarbejde med borgeren.

Det betragtes som kontraktbrud, såfremt leverandøren ikke udfører den visiterede opgave i overensstemmelse med de aftalte vilkår.

Svendborg Kommune stiller krav om, at lederen / den ansvarlige hos den private leverandør deltager i en introduktionsdag, som myndighedsafdelingen forestår. Introduktionsdagen gennemføres 1 x i kvartalet.

Svendborg Kommune afholder udgiften til introduktionsdagen, men dækker ikke frokost og løn i den forbindelse.

Introduktionsdagen indeholder

• Svendborg Kommunes opbygning
• Opbygning Direktørområdet social og sundhed
• Ældreområdernes organisation
• Svendborg Kommunes ældrepolitik
• Målsætning og kvalitet på området
• Visitation til ældreboliger
• Social- og Sundhedsuddannelserne
• Forebyggende hjemmebesøg
• Pension/socialbutik
• Hjælpemidler

Omfang:

3.3

Leverandør af personlig pleje, skal kunne levere hjælp hele døgnet alle ugens 7 dage.

3.4

Leverandøren skal kunne levere ydelsen i hele kommunen.

3.5

Den godkendte leverandør kan indgå aftale med en underleverandør om levering af dele af ydelser eller fælles levering af ydelser. Den godkendte leverandør her ansvaret for, at Svendborg Kommune orienteres, og at underleverandøren er bekendt med Svendborg Kommune fastsatte kvalitetskrav.

Svendborg Kommune er til enhver tid, og uden forudgående anmeldelse berettiget til at føre kontrol med leverandørens opfyldelse af de indgåede aftaler, blandt andet ved kontrolbesøg hos hjemmehjælpsmodtageren. En sådan kontrol fritager ikke leverandøren for ansvaret, for at opfylde de aftalte betingelser.

Leverandøren er forpligtet til uden vederlag at bistå i forbindelse med sådanne kontrolbesøg.

Leverandøren skal være indforstået med, at der udføres stikprøvevis kvalitetskontrol ud over den almindelige kvalitetskontrol, der blandt andet gennemføres ved registrering af antal klagesager og registrering af afvigelser. Derudover indebærer det, at leverandøren skal være indforstået med at levere nødvendige oplysninger til brug for særskilte analyser indenfor hjemmehjælpsområdet.

Svendborg Kommune tillægger det afgørende betydning, at der bliver tilknyttet en ansvarlig leder i forbindelse med implementering af aftalen i borgerens hjem.

Der skal som minimum afholdes et årligt møde mellem repræsentanter fra Svendborg Kommune og leverandøren, med henblik på drøftelse af overordnede spørgsmål, f.eks. evaluering af ordningen.

Derudover kan der afholdes møder oftere, hvis der skal drøftes spørgsmål vedrørende den daglige udførelse af opgaverne.

Svendborg Kommune lægger vægt på, at leverandøren kan sikre en god kvalitet i udførelsen af opgaven.

Svendborg Kommune forventer, at medarbejderne udøver almindelig hjælpsomhed og fleksibilitet over for borgerne.

Medarbejderne skal fremtræde velsoignerede og præsentable under udførelse af opgaverne. Medarbejderne skal bære legitimation med billede, og tale et forståeligt dansk.

Af hensyn til tryghed for borgeren, stilles der krav om, at leverandøren blandt sine medarbejdere, udpeger en fast kontaktperson for hver enkelt borger.

Der stilles krav om, at opgaverne gennemføres med personale, der har den fornødne faglige uddannelse til at foretage opgaverne.

Af ydelseskataloget, Bilag 2, fremgår det, hvilke opgaver, der kan visiteres til, og det fremgår blandt andet, at der også visiteres til opgaver, der som minimum kræver uddannelse som social- og sundhedshjælper og social- og sundhedsassistent. Dette indebærer, at leverandøren ikke kan varetage opgaven, uden i et vist omfang af have ansat såvel social- og sundhedshjælpere, som social- og sundhedsassistenter.

Leverandøren skal oplyse Svendborg Kommune om medarbejdernes faglige baggrund. Der stilles krav om, at løn- og ansættelsesvilkår for kontraktpartens ansatte ikke er mindre gunstige end de vilkår, der i almindelighed gælder inden for det fag eller den industri, hvor kontraktparten har sin virksomhed.

7.1. Socialt kapitel.

Der stilles krav om:

At leverandøren, uanset hvilke organisationer, der er indgået overenskomst med, vederlagsfrit (udover det offentlige tilskud) lever op til den mellem Kommunernes Landsforening og KTO indgåede rammeaftale om socialt kapitel.

Der stilles herunder bl.a. krav om, at leverandøren giver mulighed for løbende beskæftigelse af en eller flere personer på særlige vilkår, der forholdsmæssigt svarer til antallet af personer, beskæftiget på et tilsvarende område i Svendborg Kommune

Det drejer sig om følgende områder:

• Flexjob
• Arbejdsprøvning, revalidering m.v.
• Skånejob
• Jobtræning i aktivperioden
• Andre social- og arbejdsmarkedsordninger

1 x årligt tages det op til vurdering, om den private leverandør har et tilstrækkeligt kundegrundlag til at gøre forpligtelserne gældende.

Procedure for opfyldelse af kravene til ansættelse af personale på særlige vilkår, aftales med Løn- og Personalekontoret i Svendborg Kommune.

7.2. Elever:

Der stilles krav om:

• At leverandøren stiller sig til rådighed som praktikplads for såvel lønnede som ulønnede elever, indenfor det arbejdsområde kontrakten omfatter.
• At leverandøren sørger for uddannelse af det fornødne antal praktikvejledere. Kurser for praktikvejledere afholdes på Social- og Sundhedsskolen.
• At leverandøren stiller den fornødne tid til rådighed for praktikvejledning og øvrige elevrelaterede opgaver.

Godkendelse som praktiksted kan kun ske af Fællesbestyrelsen for Social- og Sundhedsskolerne.

Antal og typer af elever skal stå i forhold til antallet af elever på et tilsvarende område i Social- og Sundhedsforvaltningen, og vil afhænge af

sammensætningen af personalegrupper og de borgere, den private leverandør servicerer. Antal og kategorier af elever aftales løbende med Svendborg

Kommune

1 x årligt tages det op til vurdering, om den private leverandør har et tilstrækkeligt kundegrundlag til at gøre forpligtelserne gældende.

7.3.

For hver gang den private leverandør udvider sin opgaveportefølge svarende til en udvidelse af den vejledende tidsnorm med 180 timer pr. måned, udløser det en ret for kommunen til, i samråd med leverandøren, at overføre en medarbejder (fuldtids) til den private leverandør.

7.4 Arbejdsklausul – ILO-konvention nr. 94

7.4.1 Forpligtelsen

Leverandøren forpligter sig til at sikre at de ansatte, som Leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn og ansættelsesforhold der ikke er mindre gunstige løn- og ansættelsesforhold end dem der gælder på den egn hvor arbejdet udføres – jf. ILO konvention nr. 94.

Der skal som referenceramme anvendes en kollektiv overenskomst, der er repræsentativ for hvad der i øvrigt gælder i Danmark i den pågældende sektor.

Krav til medarbejderens ansættelsesforhold og identifikation

Alle medarbejdere skal inden 4 uger efter arbejders påbegyndelse have modtaget et ansættelsesbevis samt orienteres, af Leverandøren, om egnens gældende løn- og arbejdsvilkår. Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds og arbejdstilladelse. Medarbejdere skal på forlangende kunne dokumentere deres identitet ved fremvisning af billedlegitimation. 

Krav til ophold på arbejdspladsen, orientering om underleverandører samt krav til skiltning

Svendborg kommune skal inden opstart skriftligt orienteres om, hvilke underleverandører Leverandøren anvender i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, ved angivelse af navn og CVR.nr/RUT.nr.

Leverandøren skal endvidere på bygge-, drifts-, statusmøder eller lignende oplyse Svendborg Kommune om, hvilke underleverandører, der befinder sig på arbejdspladsen i en forud defineret periode samt eventuelt hvilket arbejde, de udfører.

Svendborg Kommune kan konkret stille krav til, at Leverandøren skilter med, hvilke virksomheder, der udfører arbejde på arbejdspladsen ved angivelse af navn og CVR.nr/RUT.nr.

Leverandøren er til enhver tid underlagt Svendborg Kommunes instruktioner omkring ophold på arbejdspladsen. Svendborg Kommune forbeholder sig med dette krav retten til at kunne udstikke instruktioner omkring ophold på arbejdspladsen. Eksempler herpå kan være regler omkring uønsket ophold på arbejdspladsen, forbud mod overnatning på byggepladsen mv.

Krav om registrering af udenlandske tjenesteydere

Leverandøren er forpligtet til at sikre, at såfremt Leverandøren eller dennes underleverandører har anmeldelsespligt til RUT-registret, overholder deres forpligtigelse og på eget initiativ, sender en kvittering for anmeldelsen til Svendborg Kommune straks efter anmeldelsen.

7.4.2 Dokumentation for overholdelse af forpligtelsen 

Der skelnes i nærværende arbejdsklausul mellem krav til dokumentation og krav til redegørelse.

Dokumentation

Leverandøren har bevisbyrden for at forpligtelsen jf. klausulens afsnit 1. er overholdt, og

Svendborg Kommune kan på forlangende kræve at se dokumentation for Leverandørens og dennes underleverandørers overholdelse heraf. Svendborg Kommune kan kræve dokumentation direkte fra Leverandørens eller dennes underleverandørers medarbejdere.

Relevant dokumentation skal som minimum omfatte lønsedler, E-indkomstkvittering lønregnskaber, opholds- og arbejdstilladelser og ansættelsesbeviser samt den referenceramme Leverandøren har anvendt i forbindelse med fastsættelsen af løn- og arbejdsvilkår for de ansatte. Herudover kan Svendborg Kommune i den konkrete sag anmode Leverandøren om at fremsende andre relevante dokumenter.

Dokumentation skal fremsendes på dansk eller engelsk. 

Redegørelse

Såfremt Svendborg Kommune har en mistanke om overtrædelse, skal Leverandøren efter påkrav, fremsende en fyldestgørende redegørelse. Parterne har endvidere pligt til egenhændigt at orientere hinanden, ved mistanke om manglende overholdelse af arbejdsklausulen.

Leverandøren skal som minimum redegøre for, under hvilke forhold og/eller metoder de tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der indgår til opfyldelsen af Kontrakten, er fremstillet. Svendborg Kommune kan i den konkrete sag anmode Leverandøren om at uddybe andre relevante forhold.

Frister

Dokumentationen skal være Svendborg Kommune i hænde seneste 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Redegørelsen skal være Svendborg Kommune i hænde seneste 10 arbejdsdage efter påkravets modtagelse.

Videregivelse af dokumentation

Svendborg Kommune kan efter en konkret vurdering videregive informationer, som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i Arbejdsklausulen til SKAT eller Arbejdstilsynet, såfremt videregivelsen vurderes at være af væsentlig betydning for myndighedernes virksomhed.

Svendborg Kommune kan efter en konkret vurdering videregive informationer, som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i Arbejdsklausulen til politiet, såfremt der er mistanke om et begået strafbart forhold.

7.4.3 Sanktion for manglende overholdelse af forpligtelsen

Leverandørens eller dennes underleverandørers væsentlige overtrædelse af

Arbejdsklausulen vil altid berettige Svendborg Kommune til at ophæve kontrakten helt eller delvist.

Ifalder Leverandøren nedenstående sanktioner eller andre misligholdelsesbeføjelser, fritages denne ikke for pligten til at opfylde kontrakten.

Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse til klausulens afsnit 1 (7.4.1)

Svendborg Kommune er berettiget til at tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese berettigede krav fra Leverandørens eller underleverandørs ansatte.

Leverandøren ifalder bod pr. overtrædelse af klausulens afsnit 1. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til op til 2 promille af kontraktsummen, dog minimum 1000 kr. pr. dag, indtil overtrædelsen er bragt til ophør. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag.

Ved konkret bodsfastsættelse vil der lægges vægt på følgende:

Kontraktens genstand og størrelse

Overtrædelsens karakter og omfang

Leverandørens egen medvirken til at bringe overtrædelse til ophør. 

Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse af klausulens afsnit 2 (7.4.2)

Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af klausulens afsnit 2. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til 2 promille af kontraktsummen, dog minimum 2000 kr. pr. dag indtil Leverandøren har imødekommet Svendborg Kommunes påkrav. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag.

7.4.4 Kontrolforanstaltninger

Svendborg Kommune eller dennes stedfortræder vil i kontraktens løbetid løbende kunne gennemføre forskellige kontrolforanstaltninger, eksempelvis foretage uanmeldte kontrolbesøg, på arbejdspladsen for at sikre overholdelse af Arbejdsklausulen.

Retningslinjer for bevilling af hjælpemidler følger Svendborg Kommunes almindelige procedure herfor. Dette medfører, at leverandøren er forpligtet til at være borgeren behjælpelig med kontakt til Hjælpemiddelafdelingen.

Der er mulighed for, at leverandøren direkte kan rekvirere hjælpemidler på Hjælpemiddelafdelingen.

Hjælpemiddelafdelingen vil efter en vurdering af borgerens behov, straks tage stilling til bevilling, og står for udbringningen.

Af hensyn til borgerens sikkerhed, skal leverandøren sikre uddannelse af medarbejdere til at håndtere hjælpemidler.

Hjælpemidler der er betinget af medarbejdernes arbejdsmiljø, må leverandøren selv anskaffe.

Svendborg Kommune anvender omsorgssystemet KMD Nexus som registrerings-, dokumentations- og kommunikationssystem i Ældreområderne. Systemet indeholder bl.a. generelle oplysninger om klienterne: stamdata, helbreds og funktionsevnetilstande, medicinordinationer, og  kommunikationssystem.

KMD Nexus sikrer, at klientoplysningerne stilles til rådighed for de medarbejdere, der har brug for oplysningerne - og ikke andre. Systemet har et indbygget sikkerhedssystem, som forhindrer, at uvedkommende kan læse de ofte følsomme data.

KMD Nexus er modulopbygget system således, at den enkelte brugers anvendelse af systemet kan afgrænses til netop de indsatsområder, der er relevante for vedkommendes arbejde.

Kravspecifikation til leverandøren:

9.1

Leverandøren af personlig pleje skal registrere, dokumentere og kommunikere via omsorgssystemet KMD Nexus. Leverandører af praktisk hjælp kan efter ønske registrere, dokumentere og kommunikere via omsorgssystemet KMD Nexus, på samme vilkår som leverandører af personlig pleje.

9.2

Opstart som leverandør sker tidligst fra det tidspunkt en bruger hos leverandøren tildeles brugerrettigheder. Tildelingen sker i forbindelse med gennemførelse af de i 9.5 omtalte kurser. Der skal til stadighed være minimum en bruger med brugerrettigheder hos leverandøren, såfremt KMD Nexus forlanges anvendt.

9.3

Leverandøren skal for egen regning anskaffe hardware samt en fast opkobling til en internetudbyder.

Den enkelte PC'er bør som minimum have følgende specifikationer:

Styresystemer: Windows 7 eller højere.

Min. Intel Core i3, 4 GB ram og 500 MB fri diskplads.

Min 1024x768 anbefalet 1280x1024, Nyeste version af IE, Chrome eller Edge. Krav til netværk er 5/5 Mbps pr. bruger.

JRE 1.8 til kørsel af diverse applet’s 

9.4

Svendborg Kommune stiller licens og software i KMD Nexus vederlagsfrit til rådighed.

9.5

Leverandøren forpligter sig til for egen regning at deltage i de af Svendborg Kommune planlagte kurser i brugen af omsorgssystemet KMD Nexus. Kurser afholdes med 14 dages varsel. Såfremt leverandøren ikke på forhånd har kendskab til brug af PC'er, kan der desuden tilbydes et tredages grundkursus i anvendelse af en PC'er. 

9.6

Leverandøren forpligter sig til at vedligeholde deres pc’ers operativsystem og Java platform til nyeste patch niveau.

9.7

Såfremt det ønskes, kan support fra Svendborg Kommunes IT-afd. eller fra KMD Nexus-projektlederen købes.

Opsætning af KMD Nexus samt opkobling på kommunens netværk foretages af Kommunens IT-afdeling mod betaling. Standardopsætning koster 2.500,- excl. moms, og excl. omkostninger til den faste internetopkobling.

Efterfølgende support og rådgivning koster 1200,- kr. pr. time.

9.8

Forpligtelsen i dette afsnit med undtagelse af 9.9 gælder først, når Kommunen kan levere KMD Nexus software til leverandøren.

9.9

Såfremt KMD Nexus er ude af drift, er leverandørerne forpligtet i henhold til lovgivningen herom til at foretage dokumentation som minimum i en skriftlig papirjournal. Når KMD Nexus atter er til rådighed, skal oplysningerne af leverandøren overføres til KMD Nexus.

9.10

Leverandører, der ønsker at anvende omsorgssystemet KMD Nexus på mobile enheder, kan ved henvendelse herom til Svendborg Kommune få udleveret en skriftlig installations- og opsætningsvejledning. 

Såfremt det ønskes, kan support fra Svendborg Kommunes IT-afdeling eller KMD NexusProjektleder købes i forhold til brugen af KMD Nexus på mobile enheder iht. pkt. 9.7. 

Brugen af omsorgssystemet KMD Nexus på mobile enheder, vil være indeholdt i de af Svendborg Kommune planlagte kurser pkt. 9.5.  

Installations- og opsætningsvejledningen, undervisningen samt mulighed for support afgrænses til at gælde de til enhver tid af Svendborg Kommune egne anvendte modeller af mobile enheder.  Svendborg Kommune kan ikke bistå med support, vejledning eller undervisning i forhold til modeller af mobile enheder, der ikke anvendes af Svendborg Kommunes egne brugere på Ældreområdet. 

Leverandøren kan til enhver tid ved kontakt til Svendborg Kommune få oplyst, hvilke model af mobile enheder, der aktuelt anvendes af egne brugere på ældreområdet i Svendborg Kommune.

10.1. Indlæggelse:

Er leverandøren involveret i borgerens indlæggelse, skal leverandøren sikre, at relevante samarbejdspartnere orienteres. Det kan for eksempel dreje sig om orientering til sygeplejersker, aften- og natpersonalet, pårørende og dagcentre. Har borgeren madlevering, skal dette stilles i bero hos madleverandøren.

Orientering til samarbejdspartnere fra leverandøren der udfører praktisk hjælp, sker ved udfyldelse af informationsblanket. Blanketten kan faxes til visitator.

For de leverandører, der har IT, gives besked via KMD Nexus.

Udover orientering skal leverandøren sikre, at borgeren har samarbejdsbogen, toiletsager og eventuelt medicin med på sygehuset. Indlægges borgeren akut, skal leverandøren orienteres hurtigst muligt, så den planlagte hjælp kan stilles i bero. Ved indlæggelse ophører betalingen øjeblikkeligt.

10.2. Udskrivning:

I forbindelse med udskrivningsprocedure fra sygehuset, er det visitator, der modtager henvendelse fra sygehuset. Visitator forpligtes til straks at videregive oplysningerne til leverandøren. Nærmere procedure aftales med visitator og leverandøren. Leverandøren skal leve op til varslingsreglerne indenfor sygehusvæsenet i Region Syddanmark

11.1 Nødkald

I den periode af døgnet, hvor borgeren har valgt en bestemt leverandør, skal leverandøren passe nødkald og telefonkald for den pågældende borger. Procedure og håndtering af nødkald. Se bilag

11.2 Øvrig akut hjælp

Alle leverandører skal på stedet og omgående yde hjælp til borgeren, der eksempelvis er faldet, ramt af virus eller på anden måde er akut syge. Herunder eventuelt tilkalde sygeplejerske, læge eller ambulance.

I de tilfælde, hvor hjemmehjælpsmodtageren ikke er i stand til at lukke den private hjælp ind i hjemmet, må leverandøren få en hoveddørsnøgle udleveret af hjemmehjælpsmodtageren. Nøglen opbevares på leverandørens ansvar. Leverandøren kan vælge at opsætte nøgleboks.

Med hensyn til sygeplejeartikler forpligtes leverandøren til kun at anvende produkter, der er godkendt af Svendborg Kommune. Leverandøren rekvirerer disse produkter via den depotansvarlige i det enkelte ældreområde, i den pågældende sektion.

Ved bestilling af produkter oplyses pågældende borgers cpr.nr. og produktet må kun være til borgerens eget forbrug.

I forbindelse med levering af madservice til kommunens borgere, skal leverandøren leve op til de gældende regler om hygiejne og egenkontrol jf. bekendtgørelse nr. 1647 af 15. december 2016 om autorisation og registrering af fødevarevirksomheder, bekendtgørelse nr. 1702 af 15. december 2016 om fødevarehygiejne. 

Kommunalbestyrelsen kan inddrage fødevareregionernes vurdering i forbindelse med leverandørtilsynet.

Leverandøren skal kunne tilbyde modtagerne mindst et måltid i overensstemmelse med kommunens priskrav, således at der fra leverandørens side tilbydes mindst et måltid, hvor modtagerens egenbetaling svarer til egenbetalingen ved valg af det kommunale tilbud.

I tilfælde, hvor leverandøren tilbyder et måltid, der er billigere end kommunens priskrav, vil det kommunale tilskud blive reduceret forholdsvis. Tilskuddet er et maksimaltilskud.

14.1 Kvalitetskrav - Varmholdt produktion

Tilmelding / afbestilling af madservice:

Kunden skal til enhver tid kunne tilmelde / afbestille levering af maden, dog senest dagen før leveringen kl. 12.00.

Ved valgmenu kan der fra leverandørens side stilles krav om forhåndsbestilling af valgmenuen i op til 14 dage før leveringen finder sted. Kunden skal dog stadig have mulighed for at ændre, tilføje eller annullere bestillingen, indtil dagen før leveringen kl. 12.00.

Fleksibilitet:

Kunden skal kunne nøjes med at købe f.eks. en hovedret og skal have mulighed for, at fravælge at købe biret (forret og dessert). Kunden skal i øvrigt kunne købe det ønskede antal portioner.

Levering af maden

Ved levering af varmholdt mad på kundens adresse, skal der være et fast dagligt leveringstidspunkt + - ½ time. Maden må højst varmholdes i op til 3 timer fra den er tilberedt, til den spises. Maden leveres i godkendt emballage jvf. Bek. nr. 822 af

26.06.2013 (Fødevarekontaktmaterialebekendtgørelsen), som tillige sikrer, at maden er 65 grader, når den leveres hos kunden. Leveringstemperaturen skal hver dag kunne dokumenteres. Det skal derudover kunne dokumenteres, at transporten foregår hygiejnisk forsvarligt og at såvel bil som chaufførens beklædning er ren og hygiejnisk.

Ernæring

Middagsretten skal sammensættes, så den lever op til “Anbefalinger for den danske institutionskost”, Ministeriet for fødevarer, Landbrug og Fiskeri, 1999.

Egenkontrol

Leverandøren skal have et af levnedsmiddelkontrollen godkendt egenkontrolprogram med 6 trin.

Leverandøren skal 2 gange årligt indsende dokumentation på udførte handlinger i forbindelse med egenkontrollen til Svendborg Kommune.

Arbejdsmiljø

Personalets uddannelse: Personalet skal have en relevant faguddannelse jvf. Bek. nr. 198 af 22.03.2001.

14.2 Kvalitetskrav – frosne retter

Tilmelding / afbestilling af madservice: Kunden skal til enhver tid kunne tilmelde / afbestille levering af maden, dog senest dagen før leveringen kl. 12.00.

Ved valgmenu kan der fra leverandørens side stilles krav om forhåndsbestilling af valgmenuen i op til 14 dage før leveringen finder sted. Kunden skal dog stadig have mulighed for at ændre, tilføje eller annullere bestillingen, indtil dagen før leveringen kl. 12.00.

Fleksibilitet

Kunden skal kunne nøjes med at købe f.eks. en hovedret og skal have mulighed for, at fravælge at købe biret (forret og dessert). Kunden skal i øvrigt kunne købe det ønskede antal portioner.

Levering af maden

Ved levering af frosne færdigretter på kundens adresse, skal der være et fast leveringstidspunkt + - 1 time.

Maden skal under transporten til kundens fryser holde en temperatur på -18 grader.

Maden skal leveres i godkendt emballage jvf. Bek. nr. 822 af 26.06.2013 (Fødevarekontaktmaterialebekendtgørelsen). Leveringstemperaturen skal kunne dokumenteres. Det skal derudover kunne dokumenteres, at transporten foregår hygiejnisk forsvarligt og at såvel bil som chaufførens beklædning ligeledes er ren og hygiejnisk.

Varedeklaration

De frosne færdigretter skal være varedeklareret jvf. Bek. nr. 1355 af. 27.11.2015 kap. 4, § 6.

Ernæring

Middagsretten skal sammensættes, så den lever op til “Anbefalinger for den danske institutionskost”, Ministeriet for fødevarer, Landbrug og Fiskeri, 1999.

Egenkontrol

Leverandøren skal have et af levnedsmiddelkontrollen godkendt egenkontrolprogram, med 6 trin.

Leverandøren skal 2 gange årligt indsende dokumentation på udførte handlinger i forbindelse med egenkontrollen til Svendborg Kommune.

Arbejdsmiljø

Personalets uddannelse: Personalet skal have en relevant faguddannelse jvf. Bek. nr.198 af 22.03.2001.

14.3. Kvalitetskrav - færdigretter, pakket i kontrolleret atmosfære (MAP)

Tilmelding / afbestilling af madservice: Kunden skal til enhver tid kunne tilmelde / afbestille levering af maden, dog senest dagen før leveringen kl. 12.00.

Ved valgmenu kan der fra leverandørens side stilles krav om forhåndsbestilling af valgmenuen i op til 14 dage før leveringen finder sted. Kunden skal dog stadig have mulighed for at ændre, tilføje eller annullere bestillingen, indtil dagen før leveringen kl. 12.00.

Fleksibilitet

Kunden skal kunne nøjes med at købe f.eks. en hovedret og skal have mulighed for, at fravælge at købe biret (forret og dessert). Kunden skal i øvrigt kunne købe det ønskede antal portioner.

Levering af maden: Ved levering af kølevakumpakkede færdigretter på kundens adresse, skal der være et fast leveringstidspunkt + - 1 time.

Maden skal under transporten til kundens køleskab holde en temperatur på max +5 grader, så kølekæden ikke brydes. Maden skal leveres i godkendt emballage jvf. Bek. nr. 822 af 26.06.2013 (Fødevarekontaktmaterialebekendtgørelsen). Temperaturen under transporten skal kunne dokumenteres, ligesom temperaturen i kundens køleskab noteres ved leveringen.

Det skal derudover kunne dokumenteres, at transporten foregår hygiejnisk forsvarligt og at såvel bil som chaufførens beklædning er ren og hygiejnisk.

Varedeklaration

De kølevakumpakkede færdigretter skal være varedeklareret jvf. Bek. 1355 af 27.11.2015.

Ernæring

Middagsretten skal sammensættes, så den lever op til “Anbefalinger for den danske institutionskost”, Ministeriet for fødevarer, Landbrug og Fiskeri, 1999.

Egenkontrol

Leverandøren skal have et af levnedsmiddelkontrollen godkendt egenkontrolprogram, med 6 trin.

Leverandøren skal 2 gange årligt indsende dokumentation på udførte handlinger i forbindelse med egenkontrollen til Svendborg Kommunes.

Arbejdsmiljø

Personalets uddannelse: Personalet skal have en relevant faguddannelse jvf. Bek. nr. 198 af 22.03.2001.

Væsentlige forhold, der kan hindre, forstyrre eller true leverandørens opfyldelse af sin leverance skal meddeles Svendborg Kommune af egen drift.

Driftsuregelmæssigheder, forsinkelser og lignende, som har væsentlig betydning for udførelse af den visiterede ydelse skal straks meddeles Svendborg Kommune, myndighedsafdelingen pr. telefon med mindre andet kommunikationsmiddel aftales. Større uheld eller ulykker skal, af hensyn til besvarelse af forespørgsler fra pårørende, presse m.v., straks underrettes myndighedsafdelingen, Svendborg Kommune.

Ændrede funktionstilstande skal registreres og meddeles Svendborg Kommune

Leverandøren skal til enhver tid kunne redegøre for sine medarbejderes uddannelsesmæssige baggrund.

Henvendelser fra kommunens borgere eller andre til Svendborg Kommune vedrørende den enkelte leverandør eller dennes ansatte videregives til leverandøren. Henvendelsen besvares af myndighedsafdelingen, Svendborg Kommune efter indhentelse af udtalelse fra leverandøren.

Henvendelser direkte til leverandøren fra borgeren eller andre vedrørende konkrete driftsforhold og hændelser besvares af leverandøren. Svendborg Kommune underrettes ved fremsendelse af kopi af henvendelsen samt dennes besvarelse.

Henvendelser direkte til leverandøren af generel eller principiel karakter fremsendes til myndighedsafdelingen, Svendborg Kommune til besvarelse efter samråd med leverandøren.